De werkkostenregeling (WKR) is voor heel 2023 tijdelijk verruimd naar 3% tot een loonsom van €400.000.
Klinkt goed, maar wat houdt dat nu precies in?
Wij vertellen je in dit artikel wat de werkkostenregeling is en hoe je deze zo optimaal mogelijk benut.
De werkkostenregeling is een verplichte fiscale regeling voor alle werkgevers. Via de WKR kun je je personeel onbelast vergoedingen geven. Die onbelaste vergoedingen vallen onder intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen of de vrije ruimte.
Intermediaire kosten zijn kosten die je werknemer heeft voorgeschoten, bijvoorbeeld kosten voor de auto van de zaak.
Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn reiskosten tot €0,21 per kilometer, de thuiswerkvergoeding (2023: maximaal €2,15 per dag) en de aanvraag van een verklaring omtrent gedrag (VOG). Deze kosten vallen buiten de vrije ruimte.
Nihilwaarderingen zijn bijvoorbeeld de koffie en thee die je op de werkplek biedt en verstrekte werkkleding. Deze kosten vallen onder de vrije ruimte, maar worden gewaardeerd op nihil. Ze hebben dus geen impact op je vrije ruimte.
Alle overige vergoedingen en verstrekkingen vallen onder de vrije ruimte. Denk aan personeelsfeesten, mobiele telefoons, bedrijfsfitness en kosten voor de thuiswerkplek, zoals een laptop en bureaustoel.
Reken aan het begin van het jaar je fiscale loonsom uit, dan weet je precies wat je onbelast aan je personeel kunt geven. Bereken de fiscale loonsom opnieuw als je nieuwe mensen in dienst neemt of als mensen uit dienst gaan.
Je bent verplicht een WKR-administratie bij te houden. De Belastingdienst schrijft niet voor hoe je die WKR-administratie bij moet houden. En nu? Geef expliciet aan welke vergoedingen je onder de WKR brengt; je wijst ze aan als eindheffingsloon. Je kunt dit bijvoorbeeld aangeven via aparte grootboekrekeningen. Vergoedingen die je niet aanwijst als eindheffingsloon worden gezien als loon van de medewerker en ook zo belast.
Maak een overzicht (WKR-opstelling) van alle vergoedingen, inclusief btw, die onder de WKR vallen. Het overzicht moet ook inzicht geven in je fiscale loonsom. De Belastingdienst zal bij een controle altijd om de WKR-opstelling vragen. Als je een vergoeding niet opneemt in je WKR-opstelling, terwijl deze er wel onder de WKR valt, riskeer je een boete van de Belastingdienst. Het is dus belangrijk om elk jaar een WKR-opstelling te maken.
In 2023 is de maximale vrije ruimte dus €12.000. De verwachting is dat de vrije ruimte in 2024 teruggaat naar 1,92% (= maximaal €7.680). Vrije ruimte mag je niet meenemen naar volgend jaar. Door slim te plannen, kun je optimaal gebruik maken van de vrije ruimte. Soms is het beter een attentie aan het einde van het jaar te geven of juist te wachten tot het begin van volgend jaar.
Als je over de vrije ruimte heengaat, betaal je 80% eindheffing over het bedrag waarmee de vrije ruimte is overschreden.
Veel boekhoud- en salarissoftware hebben een module werkkostenregeling. Dat maakt het bijhouden van de WKR-administratie een stuk makkelijker.
Als je klant bent van Look Forward boeken wij de facturen direct op de juiste grootboekrekeningen.
Wil je meer weten over de werkkostenregeling? Wij leggen het je graag uit.
